Den här webbplatsen använder cookies för att ge dig en så bra upplevelse som möjligt. Genom att du fortsätter att använda webbplatsen godkänner du att vi använder cookies. Läs mer här.

E-Fakturor

Alla vinner på korrekta leverantörsfakturor

03 10 2018

Följ med bakom kulisserna för fakturahantering hos teamet som jobbar med Purchase to Pay (P2P) processen. Där finns personer som kämpar med tidskrävande pappersfakturor som kostar både pengar och kräver manuell hantering. Men där finns också hopp om en framtid där e-fakturor gör livet lättare för alla parter.

Det kan vara svårt för ekonomer att få gehör för de problem som skapas när informationen de får från andra delar av organisationen inte stämmer. Det vet inte minst Jessica och Lena som arbetar som P2P-specialister på Bonnier Solutions. En stor del av deras arbete handlar om att hantera inkommande leverantörsfakturor. I det arbetet är pappersfakturor med felaktig information en stor utmaning. Det vanligaste felet är att pappersfakturorna – till skillnad från e-fakturor – saknar, eller har fel bolagskod och/eller bolagsnamn.

– Scanningsmjukvaran hos vår scanningpartner känner inte igen koderna, eller koderna saknas och då kommer fakturan inte in i systemet. I värsta fall går fakturan till slut till inkasso, säger Jessica.

Jessica, P2P Specialist, Bonnier Solutions, berättar om e-fakturornas fördelar.

Jessica, P2P Specialist.

Ett annat vanligt fel är felaktig fakturaadress. Dessa brister innebär flera dagars försening av registreringen. Ibland blir den aldrig registrerad över huvudtaget. Det leder också till ökade kostnader för alla parter.

– Felaktiga fakturor kan medföra både dröjsmålsräntor och inkassoärenden samt ökad arbetsbelastning för alla inblandade. Det påverkar också våra leverantörer som inte får sina pengar i tid, säger Lena.

Rätt väg på både kort och lång sikt

Vad som däremot är en långsiktig lösning är e-fakturor med obligatoriska fält. Då känner fakturahanteringssystemet av om något blivit fel eller saknas och kan skicka information till alla berörda parter om det. På det sättet minimeras risken för att fel uppstår eller upprepas.

– Elektroniska fakturor kan också hanteras snabbare än pappersfakturor som kräver manuell hantering. Så våra leverantörer får sina pengar på förfallodagen, säger Jessica.

Jessica uppskattar att ungefär 20 procent av fakturorna är elektroniska idag. Lena påpekar att andra länder kommit längre än Sverige i användandet av e-fakturor. Hon jämför med Danmark, där alla statliga myndigheter har använt endast e-fakturor sedan 2008.

Under 2019 kommer ett liknande direktiv att börja gälla i Sverige för svenska myndigheter.

– Företagen anpassade sig snabbt och vi hoppas på samma utveckling här, säger hon.

Fakturor på rätt sätt

Det är mycket information som enligt Skatteverket ska finnas på en faktura. Det viktiga för att vår scanningpartner ska kunna registrera fakturan är följande:

  • Rätt mottagare och fakturaadress. Den består av bolagsnamnet samt följande adress: FE 380, 838 Frösön
  • Bolagskod
  • Fakturanummer
  • Totalbelopp
  • Bankuppgifter
  • Leverantörens organisationsnummer/momsregnummer

Fr.o.m. 1 september i år kommer vår scanningpartner att sända tillbaka alla fakturor som saknar ovanstående uppgifter till leverantören. Enligt Lena och Jessica kan detta initialt leda till fler inkasso och ökade kostnader för bolagen. Det är därför extra viktigt att alla upplyser leverantörerna om vikten av ovanstående redan när man beställer sin vara/tjänst.

Det är också extra bra om fakturan innehåller referensinformation. Alltså SE + den fyrsiffriga kod som alla medarbetare i Bonnierkoncernen har. På det sättet kommer fakturan snabbare till rätt attestant.

Låter det intressant? Vi på Bonnier Solutions hjälper dig gärna att komma igång med e-faktura. Skicka ett mejl till oss eller prata direkt med din kundkontakt hos Bonnier Solutions.

Nolla rosa Created with Sketch.